Miksi Excel-taulukot eivät palvele rakennusalan yrityksen tarpeita

Rakennusalalla monet yritykset ovat hitaasti omaksuneet digitaalisen teknologian sisäisissä järjestelmissään ja prosesseissaan.

Tämä tarkoittaa, että useilla rakennusalan yrityksillä - paikallisista yrittäjistä aina suuriin kansallisiin yhtiöihin - ei useinkaan ole minkäänlaista välinettä kalustonsa seuraamiseen. Ne, joilla sellainen on, ovat usein riippuvaisia Excel-taulukoista käyttöomaisuuden seurannassa ja kaluston hallinnoimisessa. Tämä voi kuitenkin aiheuttaa työmaan tuottavuuteen ja kustannuksiin liittyviä ongelmia - varsinkin yritysten kasvaessa.

Digitaalisten järjestelmien yleistymisen myötä tämä vanha ajattelutapa on nyt muuttumassa. Tässä blogissa selvitämme syitä, miksi rakennusyritykset ovat yhä enemmän siirtymässä pois Excelin käytöstä kalustonhallinnassa.  

Vaikka kaluston hallintaan on nykyään saatavana kehittyneempiä järjestelmiä, Excel on käyttökelpoinen vaihtoehto pienemmille tai uusille yrityksille, jotka tarvitsevat yksinkertaisen järjestelmän käyttöomaisuuden kirjaamiseen.

Tässä mielessä Excel vastaa hyvin tarkoitustaan. Excel-tiedostot ovat yrityksen kaikkien työntekijöiden saatavilla (ainakin teoriassa), ohjelmiston käyttö on ilmaista ja lisäksi useimmat tuntevat ainakin Excelin käytön perusteet.

Excel-tiedostoja on myös hyvin helppo muokata yrityksen omaan käyttöön. Taulukkoihin voi lisätä omia soluja ja sarakkeita riippuen yrityksen erityistarpeista ja siitä, mitä tietoja niihin halutaan lisätä. Tästä on erityisesti hyötyä, jos yritykset haluavat seurata omaisuutensa huoltotarkastuksia työkalukustannusten rinnalla. Valitettavasti heti kun yritys alkaa kasvaa, tästä tulee nopeasti riittämätöntä. 

Viime kädessä syy Excelin laajaan käyttöön rakennusalalla on sen käytön helppous. Laskentataulukkojen tuomat rajoitukset tulevat näkyville vasta ajan myötä.  

Pääongelma Excelin käytössä on, että se ei tarjoa mitään tehokasta tai toteuttamiskelpoista ratkaisua suoritettavaan tehtävään. 

Pohjimmiltaan tämä johtuu siitä, että Excel-taulukkoja on mahdotonta pitää pysyvästi ajan tasalla. Useimmissa yrityksissä, joissa Exceliä käytetään työkaluston hallintaan, laskentataulukkojen ylläpito on yhden henkilön harteilla. Jos kyseinen henkilö on kiireinen muiden tehtävien parissa eikä ole kaiken aikaa työpöytänsä ääressä, tietoja ei päivitetä ja ne vanhenevat nopeasti. Tällainen voi ymmärrettävästi turhauttaa kaikkia, ja varaston henkilökuntaan kohdistuu paineita, kun työntekijät etsivät haluamiaan työkaluja.  

Ajan myötä Excel-taulukkoihin tulee yhä enemmän tietoaukkoja - etenkin kun niihin lisätään tai niistä poistetaan sarakkeita tai jos muut asiat muodostuvat tärkeiksi yritykselle. Itse asiassa 90% :ssa suurista Excel-laskentataulukoista on merkittäviä virheitä - mikä tarkoittaa, että ne eivät ole luotettavia.

Tämä johtuu usein inhimillisistä virheistä. Jotkut tiedot, kuten hankintakustannukset, voidaan kirjata alusta alkaen, mutta muut tiedot, kuten korjauskustannukset ja -päivämäärät sekä huoltoaikataulut vanhempien työkalujen kohdalla voivat jäädä puuttumaan, jos nämä kategoriat lisätään myöhempänä ajankohtana. Usein laskentataulukon alun perin luonut henkilö ei ole perillä kaikista tehokkaassa kalustonhallintastrategiassa tarvittavista yksityiskohdista. Tällöin taulukosta jää puuttumaan tärkeitä tietoja, joita ei enää myöhemmin löydetä. 

Tarkastusten ja säännöstenmukaisuuksien seurannan osalta tämä voi olla todellinen ongelma, koska sertifiointi- ja huoltorekistereillä ei ole keskitettyä lähdettä.

Excel-taulukot eivät toisin sanoen ole oikea väline antamaan tarkkaa kuvaa kalustosi tilasta. Järjestelmästä tulee pääosin vanhentunut työkaluluettelo, vastakohtana tehokkaaseen tietokantaan. 

On monia syitä, miksi rakennusalan yritykset ovat alkaneet ottaa käyttöön digitaalisia kalustonhallintajärjestelmiä. Nyt tarjolla olevat vaihtoehdot tarkoittavat, että yritysten ei tarvitse enää turvautua sokeasti Exceliin.  

Tärkeämpää on kuitenkin lisääntynyt paine alentaa kustannuksia ja parantaa tuottavuutta, mikä saa yritykset etsimään vastauksia kaikessa toimintaympäristössään. 

Aina ei voi sanoa, että yrityksen tuottavuusongelmat johtuvat Excelistä, koska järjestelmä on yrityksessä niin syvälle juurtunut ja oireet voivat olla laajoja. Monille yrityksille järjestelmän toimimattomuus selviää vasta, kun ne alkavat tutkia syvällisemmin tuottavuutta ja kustannuksia koskevia kysymyksiä. 

Tutkiessaan näitä kysymyksiä yhä useammat rakennusalan yritykset huomaavat, että vastaukset löytyvät niiden omasta lähestymistavasta kaluston hallintaan. Yllä olevista Excel-ongelmista johtuen monissa yrityksissä kalustonhallinnasta on tullut pikemminkin velvoite vastakohtana tehokkaaseen kalustonhallintaan.

Yritykset, jotka siirtyvät Excelin käytöstä digitaaliseen kalustonhallintajärjestelmään, saavat paremman tuottavuuden ja alentuneiden kustannusten ohella paljon muitakin etuja.

Työmaan työntekijät saavat työkalut käyttöönsä nopeammin kalustonhallintajärjestelmän hakutoiminnon ansiosta. Järjestelmä tarjoaa työntekijöille ajantasaista tietoa kunkin laitteen sijainnista ja kunnosta. Tämä parantaa tuottavuutta mutta auttaa myös vähentämään paineita niin työmaalla kuin varastossa. 

Varaston henkilökunnalle kalustonhallintajärjestelmät tarjoavat erilaisia etuja - etenkin dokumentoinnin ja hallinnon suhteen. Hyvin toimiva digitaalinen kalustonhallintajärjestelmä toimii keskitettynä tietokantana asiakirjoille ja sertifikaateille, jolloin työkalujen turvallisuus on helppo varmistaa ennen töiden aloittamista rakennustyömaalla tai ennen auditointia.

Yrityksen johdolle kalustonhallinnan optimointi merkitsee parempaa tuottavuutta ja tehokkuutta, jolloin työnseisaukset vähenevät ja yrityksen tuotot kasvavat. Tehostettu organisaatio auttaa myös luomaan ammatillisen kulttuurin, joka on välttämätöntä sekä kasvulle että positiivisen yrityskuvan antamiseksi kumppaneille, henkilöstölle ja asiakkaille. 

Nämä digitaalisen ohjelmistojen erilaiset edut tarkoittavat sitä, että yhä useammat rakennusyritykset ovat siirtymässä Excel-laskentataulukoista kohti entistä tehokkaampaa ratkaisua.   

Hiltin asiantuntijat ovat auttaneet tuhansia asiakkaitamme virtaviivaistamaan kalustonsa ja optimoimaan kalustonhallintansa. Tunnistamalla yrityksesi tuottamattomat alueet ja koko työkaluston piilevät kustannukset, voimme auttaa sinua tekemään muutoksia, jotka parantavat tuottavuutta ja vähentävät samalla kustannuksia.      

Oletko valmis aloittamaan?