Rakennusprojektien hallinnolliset kustannukset

Budjetin ylittyminen ja viivästymiset selitetään yleensä työmäärän ennakoimattomalla kasvulla, epätarkoilla arvioilla tai vältettävissä olevilla suunnitteluvirheillä.

Kaikki nämä syyt vaikuttavat varmasti projektin viivästymiseen ja kustannusten kasvuun, mutta heikolla kaluston seurannalla tai sen puuttumisella voi kuitenkin olla aivan yhtä tuhoisia seurauksia työmaan tuottavuudelle, ja puutteellinen kaluston hallinta on usein myös rakennusalan hallinnollisten ongelmien perussyy.

Kalliit hallinnolliset virheet ja osaston kyvyttömyys käyttää koko kapasiteettiaan voivat tuhota projektin aivan yhtä tehokkaasti kuin yllättävä projektin paisuminenkin. Siksi oikeaan aikaan tehtyä asianmukaista hallinnointia ei kannata unohtaa.

Tässä blogissa kerrotaan rakennussektorin heikkoon hallinnointiin liittyvistä erityisistä haasteista ja niiden vaikutuksista liiketoimintaan sekä siitä, miten niitä voidaan vähentää tai poistaa jopa kokonaan kaluston hallinnan avulla.

Tämän blogin kirjoitussarjan tarkoituksena on kertoa ja neuvoa, miten kalustoa ja työvoimaa voidaan hyödyntää entistä tehokkaammin. Voit lukea muut kirjoitukset täältä.

Virheitä tapahtuu helposti silloin, kun hallinnossa työskentelevien keskinäinen viestintä ei toimi. Kaikki projektipäälliköt eivät välttämättä edes saa tietää projektin johonkin osa-alueeseen liittyvistä ongelmista ennen kuin on liian myöhäistä - pienilläkin hallinnollisilla virheillä voi olla katastrofaalisia seurauksia. 

Seuraavaksi tarkastelemme asiakkaidemme kolmea yleisintä hallinnollista haastetta.

Suurin rakennussektorin hallinnolliseen toimintaan liittyvä haaste on todennäköisesti paperitulosteiden käyttö ja puutteelliset käytännöt.

Tulosteita käytetään kaikkialla toimistoista rakennustyömaille, ja se on edelleen ensisijainen tapa viestiä projektin muutoksista, varastotilanteesta, kaluston sijainnista ja liikkumisesta työntekijältä ja työmaalta toiselle sekä työmaiden turvallisuudesta ja säännöstenmukaisuudesta.

Tiedät aina, missä kalusto on. Tiedät, että kalusto vastaa vaatimuksia ja testataan säännöllisesti turvallisuusmääräysten edellyttämällä tavalla. Tiedät, että työntekijät on koulutettu, ja heillä on tarvittava lain edellyttämä pätevyys sekä todistukset. Kaikki riippuu kuitenkin siitä, täyttääkö jokainen tiimisi jäsen vastaavat lomakkeet käsin ja varmistaa, että ne toimitetaan ajoissa oikeille henkilöille käsittelyä varten. Kuten näet, lumivyöry alkaa pienestä lumipallosta?

Erilaisten tulosteiden käyttöön liittyy paljon vastuuta ja usein vakavat virheet tapahtuvat silloin, kun toimintaa ei hallinnoida asianmukaisesti ja erityisesti silloin, kun asiakirjoja on hallinnoitava työmaalla, jossa keskitytään kuitenkin ensisijaisesti rakentamiseen ja kaikki muu on toisarvoista.

Tulosteiden käyttöön liittyvät haasteet:

• -Tulostettujen lomakkeiden käyttöön liittyvät ongelmat kaluston pyynnöissä ja siirroissa 
  
• - Ei tiedetä missä tai kenellä työkalut ovat
• - Rahaa tuhlataan sellaisten työkalujen vuokraamiseen, jotka on jo hankittu, mutta joita ei pystytä paikantamaan
• -Tarpeettomien ylimääräisten työkalujen hankkiminen ja kaluston tarpeeton kasvattaminen
• - Työmaiden työntekijät ja työkalut eivät vastaa vaatimuksia
• - Sakot projektiaikataulujen ylittämisestä  

Yritysten tulisi aina tietää mitä varastossa on, ja millaista tavaraa löytyy hyllystä. Näitä tietoja käsitellään usein käsin, mikä on sekä pitkäveteistä että hidasta ja toisinaan jopa mahdotonta.

Varasto voi olla syy budjetin ylittymiseen ja projektien venymiseen. Se voi johtua kahdesta eri syystä. Tarpeelliset tuotteet voivat loppua varastosta, mikä aiheuttaa toimintaan liittyviä ongelmia ja tarpeetonta seisonta-aikaa ennen kuin tuotteet saapuvat ja ovat valmiina käyttöön. Toinen, ja yleensä suoraan budjetin ylittymiseen liittyvä syy on tarpeeton työkalujen hankkiminen siksi, että varastossa jo olevia työkaluja ei löydetä.

Turvallisuus ja säännöstenmukaisuus on jatkuva ongelma rakennussektorilla. Uusimpien työturvallisuustilastojen mukaan rakennussektori on työtapaturmatilastojen kakkonen, ja enemmän työtapaturmia on vain maatalousalalla. Rakennussektorilla tapahtuu myös eniten kuolemaan johtavia työtapaturmia.

Heikolla hallinnolla ja säännöstenmukaisuuteen liittyvän läpinäkyvyyden puutteellisuudella voi olla vakavia vaikutuksia rakennustyömaasi turvallisuustasoon. Olennaiset haasteet, joihin yksikään yritys ei voi jättää tarttumatta, ovat:

• - Työntekijöiden koulutukseen liittyvien pätevyyksien ja todistusten hallinnointi
  
• - Tarkastus- ja kunnossapitokäytäntöjen hallinnointi

Molemmat voivat helposti unohtua, ja sillä on vakavia seurauksia, kuten vaikkapa projektien viivästyminen, maineen heikentyminen, säännöstenmukaisuuden noudattamatta jättämiseen liittyvät syytteet, suuret sakot ja pahimmassa tapauksessa vastuuhenkilöiden vankeustuomiot.

Useiden urakoitsijoiden mielestä paras tapa korjata hallinnon puutteet on yksinkertaiseesti palkata hallintoon lisää työntekijöitä. Entistä suurempi henkilöstömäärä ei kuitenkaan tarkoita parempia tuloksia, ja useimmissa tapauksissa seurauksena on pelkästään entistä suuremmat kustannukset ja suurempi riski yhteistyön epäonnistumisesta.

Uusien työntekijöiden palkkaamisen sijasta työntekijöille tulisi antaa oikeat työkalut. Uusin kalustonhallintajärjestelmä voi hoitaa useammankin työntekijän tehtävät, ja samalla projekteja voidaan tarkastella useammasta näkökulmasta.

Digitaalisen järjestelmän avulla hallinnon työntekijät voivat helposti viestiä keskenään organisaation kaikilla tasoilla, ja samalla perusteellinen näkyvyys sekä joustavuus varmistavat toiminnan ja logistiikan sujuvuuden. Seuraavaksi perehdymme hieman perusteellisemmin siihen, miten kalustonhallintajärjestelmä voi auttaa vähentämään hallintoon liittyviä kustannuksia ja vastaamaan ensisijaisiin haasteisiin.  

Yritykset käyttävät yleensä 20 tuntia kuukaudessa koulutustodistusten, työlupien ja käyttöturvallisuustiedotteiden käsittelyyn. Kalustonhallintajärjestelmän avulla tätä aikaa voidaan vähentää jopa 33 %. Automaattiset ilmoitukset lupien ja todistusten uusimisesta auttavat  vähentämään vanhentumisaikojen jatkuvaan seurantaan muutoin kuluvaa aikaa jopa 90 %.

Kalustonhallintajärjestelmien käyttöönotto voi merkittävästi vähentää hallintokuluja, virtaviivaistaa liiketoimintapalveluja, parantaa asiakaspalvelua ja mahdollistaa nopean sekä helpon liiketoiminnan lisäämisen.

Hallinnon työntekijöiden ei enää tarvitse paikantaa kalustoa käsin, joten heille jää enemmän aikaa yrityksen kannalta tuottavampiin tehtäviin. Kaluston seuranta voi myös auttaa minimoimaan kaluston katoamiset ja varkaudet, mikä puolestaan auttaa pitämään projektin kustannukset kurissa. Lisäksi hallinto-osasto ja muut osastot pystyvät viestimään tehokkaasti keskenään, ja projektin edistymistä on helpompi seurata.

Markkinoiden luotettavimman kalustonseurantateknologian tulisi mahdollistaa helppo ja keskeytyksetön pääsy järjestelmään paikasta riippumatta, esimerkiksi jatkuvasti paikasta toiseen siirtyvien työntekijöiden käyttöön suunnitellulla mobiilisovelluksella. Aikaa vievää ja yksitoikkoista lomakkeiden täyttämistä ei enää tarvita ja samalla varmistetaan, että yksikään tärkeä asiakirja ei katoa.

Digitaalisen kalustonhallinnan avulla voidaan sujuvan viestinnän ohella varmistaa myös henkilöiden ja laitteiden säännöstenmukaisuus. Palvelut ja todistusten vanhentumiseen liittyvät muistutukset voidaan määrittää toimimaan taustalla, joten työntekijöiden ei enää tarvitse tarkistaa tietoja Excelistä, eivätkä tärkeät uusimisiin liittyvät päivämäärät jää huomaamatta. Ilmoitukset voidaan määrittää myös useammalle henkilölle proaktiivisen hallinnoinnin varmistamiseksi.

Kalustonhallintajärjestelmän avulla luet varastoraportit hetkessä, joten aikaa vievää varastotilanteen käsin tarkastamista ei enää tarvita, ja samalla voit päivittää varastotilanteen asiakkaille säännöllisesti.

Näet kaikki työmailla käytettävät tarvikkeet ja tiedät, kuinka paljon työkaluja ja laitteita on tarkalleen käytettävissä, kuka niitä käyttää ja missä ne ovat, joten tarpeeton ja kassavirtaan haitallisesti vaikuttava odottelu ja ylivarastointi voidaan välttää.

Toinen kalustonhallintajärjestelmän etu on ilmoitukset, jotka kertovat tietyn kriittisen varastomäärän ylittymisestä tai alittumisesta. Myös kalliimpien työkalujen, esimerkiksi sähkötyökalujen, hallinnointi onnistuu järjestelmän avulla, ja samalla voidaan varmistaa, että tarpeellisia työkaluja on aina riittävästi ja että kaikkia työkaluja myös käytetään säännöllisesti, joten tarpeettomalta kaluston ylläpitämiseltä vältytään.

Kalustonhallintateknologian avulla näet kaikkien tiimisi lupien ja todistusten voimassaoloajat ja tarkastuksien sekä huoltojen ajankohdat. Järjestelmä voidaan myös asettaa muistuttamaan tarkastuksista, huolloista ja todistusten uusimispäivämääristä höydyllisillä automaattisilla ilmoituksilla. 

Työntekijät pääsevät myös milloin tahansa omiin todistuksiinsa ja muihin tärkeisiin asiakirjoihinsa, kuten esimerkiksi työmaakortteihin, suoraan omilla laitteillaan.

Kalustonhallintajärjestelmä ei pelkästään karsi hallintokustannuksia vaan helpottaa arkea sekä auttaa varmistamaan työmaasi säännöstenmukaisuuden ja tuottavuuden. Voisiko yrityksesi hyötyä järjestelmästä?

Jos vastaat myöntävästi, sinun kannattaa ladata ja lukea ilmainen "Johdanto rakennusteollisuuden kalustonhallintajärjestelmään". Olemme koonneet vuosien kokemuksemme ja tietomme alalta yksiin sähköisiin kansiin helppolukuiseksi ja informatiiviseksi kokonaisuudeksi, joka esittelee tärkeimmät keinot tehokkaaseen rakennustyömaiden kaluston hallintaan ja siihen liittyviin hallinnollisiin tehtäviin sekä esittelee myös ensisijaiset kalustonhallintaprosessien digitointiin liittyvät hyödyt. Lataa oma kappaleesi klikkaamalla alla olevaa linkkiä.